1）項目對外發(fā)文應由室主任審核，項目經(jīng)理審批簽發(fā)，資料室備，統(tǒng)一發(fā)放，，發(fā)文格式執(zhí)行公司有關(guān)文件的要求。

2）項目文件包括項目外發(fā)文件、項目內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。

3）外發(fā)文件的具體要求

項目外發(fā)文件按預算、進度計劃、其他方面三類進行發(fā)文，并在發(fā)放記錄上注明原件存放處，資料室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號。

4）項目內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

a.項目內(nèi)發(fā)或傳閱文件按技術(shù)部文件、工程部文件、預算部文件、材料部文件、財務部文件、資料室文件、黨政及后勤文件、外來文件共八類進行收發(fā)、傳閱登記，并在收發(fā)、傳閱記錄上注明原件存放處。

b.建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文，由項目資料室統(tǒng)一接收，并及時上報項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理簽署意見。

c.項目資料員不在時各業(yè)務口代收文件，日后移交資料員，資料室做接收記錄。

d.項目內(nèi)發(fā)（含發(fā)放施工隊部分）的文件、通知，各部門各施工隊收到后，均應分類編目歸檔。

e.項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定：

①發(fā)放施工隊的文件、通知（不含技術(shù)交底），均在資料室備案，做受控標識，同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。

②施工隊退場前由其責任人回收施工隊接收文件資料，并列清單給資料室，資料室匯總移交核算室。

③施工隊的資料管理作為施工隊考評內(nèi)容之一，與結(jié)算掛鉤。