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1、內(nèi)容不全由于管理不善、制度不嚴、責任不清及人員素質(zhì)差，記錄時該記的內(nèi)容未記，該形成紀要的沒有形成，與會人員該簽字的沒有簽字，應(yīng)妥善保管的資料出現(xiàn)損壞或丟失，這些都直接影響了資料的完整性。

2、真實性不夠記錄時沒有把會議進行的真實情況如實地記下來，任意增減或改變會議發(fā)言或者決議的原意，以主觀代替客觀，以偏蓋全，隨意加修飾詞等。這種作法有悖于誠信原則。記錄必須做到真實、準確、無誤。

3、格式不規(guī)范有些監(jiān)理人員不熟悉，甚至不懂記錄、紀要的書寫格式，盲目地隨意地去寫，寫出來的東西條理不清、邏輯不強、語言不準確，沒有重點，雜亂無章，字跡潦草，完全脫離文體的要求，讓人難以明白其中的意思，無法據(jù)此行事。

4、編寫不及時有的監(jiān)理機構(gòu),由于對會議紀要不夠重視,或是人員安排不當,檢查指導不力,使會議紀要不是不寫就是嚴重滯后于記錄的形成時間,在需要時拿不出東西,需用時突出整理,往往是粗制監(jiān)造,漏洞百出，施工階段的工程監(jiān)理記錄、紀要必須準確及時地反映工程建設(shè)施工過程的管理。施工期間的不可逆性，具有時過境遷不可追憶的過程。