建設工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、等級和傳閱工作程序后，必須進行科學的分類后進行存放。這樣既可以滿足工程項目實施過程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

項目監(jiān)理機構應備有存放監(jiān)理文件資料的專用柜和用于監(jiān)理文件資料分類存放的專用資料夾。大中型工程項目監(jiān)理信息應采用計算機進行輔助管理。

建設工程監(jiān)理文件資料的分類原則應根據(jù)工程特點及監(jiān)理與相關服務內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術管理部門應明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設工程監(jiān)理企業(yè)的特色。建設工程監(jiān)理文件資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應保持記錄介質的清潔和不破損。

建設工程監(jiān)理文件資料的分類應根據(jù)工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質量驗收程序等，并結合項目監(jiān)理機構自身的業(yè)務工作開展情況進行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

項目監(jiān)理機構信息管理部門應注意建立適宜的文件資料存放地點，防止文件資料受潮霉變或蟲害侵蝕。

資料夾裝滿或工程項目某一分部工程或單位工程結束時，相應的文件資料應轉存至檔案袋，袋面應以相同編號予以標識。